Manual del Usuario

Visión general de QC-GED

QC-GED es el sistema de gestión electrónica de documentos de QualiChart. Guarda y organiza los documentos del sistema de calidad del laboratorio — manuales, políticas, procedimientos operativos estándar (POE), instrucciones de trabajo, formularios y registros — y controla el ciclo de vida de cada uno: elaboración, revisión, aprobación, distribución de la copia controlada, revisión periódica y retiro de circulación.

El recorrido de un documento

1. Preparar (administrador): cree los grupos, revise el flujo de aprobación, registre los tipos de documento y organice las carpetas con sus permisos.
2. Subir: en la carpeta, haga clic en Subir documento, elija el tipo e ingrese el código. Con flujo, el documento comienza en el estado inicial, como Borrador.
3. Revisar y aprobar: quien pertenece a los grupos de cada etapa hace clic en el estado del documento y ejecuta la transición, con un comentario opcional. Todo queda registrado en el historial.
4. Distribuir: al llegar al estado distribuido, la versión se convierte en la copia controlada, recibe la fecha de distribución y la próxima revisión, y pasa a aparecer en la búsqueda y en el asistente de IA. Asigne la lectura obligatoria a quienes necesitan conocerla.
5. Revisar periódicamente: suba una nueva versión cuando el documento cambie o venza. La nueva versión reinicia el flujo, y la versión distribuida anterior sigue vigente hasta que se distribuya la nueva.
6. Retirar de circulación: llevar el documento a un estado no distribuido, como Obsoleto, le quita la vigencia a la versión y la saca de la búsqueda y del asistente.

Este manual sigue ese orden: acceso y navegación, trabajo diario con carpetas y documentos, aprobación y distribución, búsqueda y asistente de IA, configuración del GED (grupos, flujos, tipos de documento, permisos y usuarios), informes y su cuenta. Use el índice para ir directamente a cualquier tema.

Acceso al GED

El GED usa la misma cuenta de QualiChart. Abra docs.qualichart.com en el navegador, ingrese el Correo electrónico y la Contraseña de QualiChart y haga clic en Entrar. La dirección puede indicar el idioma de la pantalla: /br (portugués), /en (inglés) y /es (español). Después de entrar, puede cambiar el idioma en el encabezado.

Si su cuenta tiene autenticación de dos factores (MFA), el GED pide a continuación el código de 6 dígitos de la aplicación de autenticación. Consulte cómo activarla en Mi cuenta.

Primer acceso y habilitación

En el primer acceso, el GED carga sus datos y el laboratorio de QualiChart. Quien es administrador del laboratorio en QualiChart entra como Administrador del GED, con todos los permisos. Las demás personas ven la pantalla Acceso pendiente de habilitación hasta que un administrador del GED habilite el acceso y defina permisos y grupos (ver Usuarios). Después de la habilitación, haga clic en Verificar acceso.

Cuentas solo del GED

Quien no tiene registro en QualiChart puede recibir una cuenta solo del GED, creada por un administrador en Usuarios. En el primer acceso, entre con el correo electrónico y la contraseña temporal recibida: el GED pide la Nueva contraseña, que debe cumplir los requisitos indicados, y entra a continuación. Si la cuenta se creó sin contraseña temporal, defina la contraseña en ¿Olvidaste tu contraseña?.

Olvidé mi contraseña

1. En la pantalla de inicio de sesión, haga clic en ¿Olvidaste tu contraseña?.
2. Ingrese el correo electrónico y haga clic en Enviar Instrucciones. Por seguridad, el mensaje de confirmación es el mismo, exista o no el correo.
3. Abra el enlace recibido por correo — válido por 1 hora y de un solo uso — y defina la nueva contraseña según los requisitos que se muestran.

Para quien entra con la cuenta de QualiChart, la contraseña es la misma en los dos sistemas: al cambiarla en uno, también cambia en el otro. Por seguridad, la sesión termina después de 8 horas; basta con volver a entrar. Para salir antes, use el menú de sus iniciales › Salir.

Navegación: encabezado, carpetas y accesos directos

El encabezado siempre está visible en la parte superior de las pantallas:

A la izquierda está el árbol de carpetas, con las carpetas a las que tiene acceso. Haga clic en el nombre para abrir la carpeta y en la flecha para expandirla o contraerla. Al pasar el puntero sobre una carpeta aparecen accesos directos para añadirla a favoritos, editarla, eliminarla y crear una subcarpeta; el GED solo completa las acciones que sus permisos autorizan.

En la esquina inferior derecha hay dos botones fijos: el ?, que abre este manual en la sección de la pantalla actual, y el botón redondo del asistente de IA.

Primeros pasos guiados

El GED ofrece una guía de primeros pasos para todos los usuarios. En el primer acceso, una ventana de bienvenida presenta las etapas: haga clic en Comenzar con orientación para seguir la guía o en Explorar por mi cuenta para usarla más tarde.

La guía tiene dos recorridos, definidos por sus permisos:

Cada etapa se verifica según lo que realmente existe en el GED: un flujo activo, un tipo con flujo, una carpeta creada, una versión distribuida, otro usuario activo, una búsqueda realizada, etc. Leer una explicación no completa la etapa. El botón de cada etapa lleva a la pantalla correcta y muestra una orientación paso a paso, con el área de la pantalla resaltada.

Mientras la guía está activa, una barra en la parte superior muestra el próximo paso y el progreso. Desde ella puede usar Explicar esta pantalla, pausar la guía o abrir el manual de la pantalla. La sección Conoce las pantallas reúne las explicaciones recomendadas para su recorrido y Otros recursos contiene las demás; los grupos y usuarios aparecen para quienes pueden gestionarlos.

Inicio

La pantalla Inicio reúne tres paneles:

Al final de cada panel, Cargar más muestra elementos más antiguos.

Cuando usted tiene lecturas obligatorias pendientes, el panel Lecturas pendientes aparece en la parte superior de la pantalla (vea Lectura obligatoria).

Carpetas

Las carpetas organizan los documentos en forma de árbol a partir de la carpeta raíz /. Abra una carpeta desde el árbol de la izquierda o desde las tarjetas de subcarpetas. La ruta en la parte superior de la pantalla lleva de vuelta a las carpetas superiores.

Crear carpeta o subcarpeta

1. Abra la carpeta donde debe quedar la nueva carpeta y haga clic en Crear Subcarpeta — o use el + junto a la carpeta en el árbol.
2. Ingrese el Nombre de la carpeta y, si lo desea, una Descripción.
3. Defina los Permisos de Acceso: mantenga Acceso para todos o desactive la opción para elegir los grupos (ver Permisos de las carpetas).
4. Haga clic en Crear.

Crear carpetas requiere el permiso Gestionar carpetas y el derecho Crear en la carpeta donde quedará la nueva carpeta.

Editar, añadir a favoritos y eliminar

En el árbol, pase el puntero sobre la carpeta: la estrella la añade a favoritos, el lápiz abre Editar carpeta (nombre, descripción y permisos) y la papelera la elimina. En el encabezado de la carpeta abierta también está la estrella de favorito. Editar requiere el derecho Editar en la carpeta.

Documentos de la carpeta

Al abrir una carpeta, usted ve el nombre, la descripción, las tarjetas de las subcarpetas — con el número de documentos y subcarpetas de cada una — y la tabla de documentos.

Haga clic en el título de una columna para ordenar y use Buscar documentos... para filtrar la carpeta por nombre. Los documentos con más de una versión tienen una flecha a la izquierda: haga clic en ella para ver las versiones anteriores y descargar cualquiera de ellas.

Última versión o versión distribuida

El selector junto a la búsqueda alterna entre Última versión — la versión más reciente de cada documento, en cualquier estado — y Versión distribuida, que muestra solo la copia controlada vigente. En la versión distribuida, las acciones de modificación quedan ocultas.

Quien solo pertenece a grupos configurados con Solo versiones distribuidas siempre ve la copia controlada, sin el selector, y no ve los documentos que aún no se han distribuido.

Acciones y permisos

Subir documentos

1. Abra la carpeta de destino y haga clic en Subir documento.
2. Arrastre el archivo a la ventana o haga clic en Seleccionar Archivo. El Nombre del documento se completa con el nombre del archivo y se puede cambiar.
3. Elija el Tipo de documento. El tipo define el flujo de aprobación y la validez; sin tipo, el documento queda sin estado y sin aprobación.
4. Ingrese el Código, por ejemplo POP-BIO-001, y, si lo desea, una Descripción.
5. Haga clic en Subir.

Con flujo, el documento comienza en el estado inicial, como Borrador, y sigue a revisión y aprobación (ver Aprobación y distribución).

Aviso de grupos sin acceso

Al elegir el tipo, el GED verifica si los grupos que ejecutan las transiciones del flujo pueden editar la carpeta. Si alguno no puede, aparece el aviso Grupos del Flujo sin Acceso, con cada grupo y la transición afectada. Cancele para ajustar los permisos de la carpeta o haga clic en Continuar de Todos Modos; en ese caso, esas personas solo podrán ejecutar la transición después de recibir el derecho Editar en la carpeta.

Formatos, tamaño y búsqueda

Versiones, edición e historial

Subir una nueva versión

1. En la fila del documento, haga clic en Nueva Versión.
2. Seleccione el archivo. La ventana muestra el número de la versión actual y el de la nueva.
3. Describa los cambios — aparecen en el historial y en la portada — y haga clic en Subir.

En documentos con flujo, la nueva versión vuelve al estado inicial y debe recorrer el flujo de nuevo; el historial registra "Nueva versión cargada". La versión distribuida anterior sigue siendo la copia controlada — y la que aparece en la búsqueda — hasta que se distribuya la nueva.

Editar los datos del documento

Editar cambia el nombre, la descripción y el tipo del documento. El tipo solo se puede cambiar mientras el documento tiene una única versión.

Historial de versiones

Historial de Versiones lista, de la más reciente a la más antigua, cada carga de versión — con la descripción de los cambios — y cada transición de estado, con quién la ejecutó, la fecha y la hora, y el comentario.

Eliminar

Eliminar borra el documento y todas sus versiones después de una confirmación, y la acción no se puede deshacer. Se requiere el permiso Eliminar documentos y el derecho Eliminar en la carpeta.

Portada y copia controlada

Descargar con portada genera un PDF con una página de identificación antes del contenido. Los archivos PDF y Word (DOCX) reciben la portada; los demás formatos se descargan tal como están.

La portada se emite en el idioma elegido en el GED y las fechas siguen la zona horaria del laboratorio. Como se genera en cada descarga, siempre muestra el estado actual de la versión.

Aprobación y distribución

Los documentos cuyo tipo tiene flujo de aprobación muestran su estado en la columna Estado. Cambiar de estado es ejecutar una transición. En el flujo estándar ISO 9001 / ISO 15189, la secuencia es:

Ejecutar una transición

1. En la carpeta, haga clic en el estado del documento. Aparecen las transiciones que usted puede ejecutar a partir de ese estado.
2. Elija la transición. La confirmación muestra el estado de origen y el de destino.
3. Escriba un comentario, si lo desea, y haga clic en Confirmar Transición.

Solo aparecen las transiciones permitidas para sus grupos; los administradores ven todas. También se requiere el derecho Editar en la carpeta. Cada transición queda registrada en el historial de versiones con nombre, fecha, hora y comentario.

Distribución y validez

Cuando el documento llega a un estado marcado como distribuido — Aprobado, en el flujo estándar —, la versión pasa a ser la copia controlada: el GED registra la fecha de distribución, calcula la próxima revisión sumando el período de validez del tipo e indexa el contenido para la búsqueda y el asistente de IA.

Si la versión anterior tenía lectura obligatoria, las mismas personas pasan a necesitar leer la nueva versión, y la confirmación vuelve a empezar (vea Lectura obligatoria).

Al salir del estado distribuido — por ejemplo, hacia Obsoleto —, la versión deja de estar vigente: la fecha de distribución y la próxima revisión se borran y el contenido sale de la búsqueda y del asistente.

Pendientes de aprobación

La campana del encabezado muestra cuántos documentos esperan una acción de su parte, es decir, documentos en los que usted puede ejecutar al menos una transición. Haga clic en ella para ver la lista y en Ver todos para abrir la pantalla completa.

La pantalla Documentos Pendientes de Transición muestra el documento, el código, la versión, el estado actual, las transiciones disponibles y la carpeta. Haga clic en la carpeta para abrir el documento y ejecutar la transición.

Lectura obligatoria

La lectura obligatoria registra quién necesita leer la copia controlada de un documento y quién ya confirmó la lectura — por ejemplo, el equipo técnico después de la distribución de un POE.

Asignar la lectura

1. En la carpeta, haga clic en Lectura obligatoria (ícono de portapapeles) en la fila del documento. La acción aparece para quien tiene el derecho Editar en la carpeta.
2. Revise la versión distribuida y quién ya confirmó.
3. Elija Personas, Grupos o ambos y haga clic en Asignar lectura. Al elegir un grupo, todos sus miembros reciben la lectura.

Solo se incluyen personas activas que pueden abrir la carpeta; quien no tiene acceso aparece como no incluido. La lectura vale para la versión distribuida: un documento todavía no distribuido muestra el aviso para distribuirlo primero.

Confirmar la lectura

Quien tiene lecturas pendientes ve el panel Lecturas pendientes en Inicio, con el código, la carpeta, la versión y quién la asignó. Haga clic en Abrir copia controlada para descargar el documento con portada y, después de leerlo, en Confirmar lectura. La confirmación queda registrada con fecha y hora.

Nuevas versiones

Cuando se distribuye una nueva versión, las personas que debían leer la anterior reciben automáticamente la lectura de la nueva, que vuelve a aparecer como pendiente. Mientras la nueva versión está en revisión, la confirmación de la versión vigente sigue siendo válida.

Búsqueda

La barra de búsqueda del encabezado busca dentro del contenido de los documentos. Escriba al menos dos letras y presione Enter. El GED compara el significado del texto, no solo las palabras exactas: una búsqueda como "cómo almacenar reactivos abiertos" encuentra el fragmento del procedimiento que trata ese tema, aunque esté escrito con otras palabras.

Cada resultado muestra el nombre del documento, el tipo, el fragmento más relacionado con la búsqueda, con los términos resaltados, la carpeta — haga clic para abrirla — y el indicador Contenido. A la derecha están las acciones del documento: añadir a favoritos, descargar, descargar con portada, historial y, según sus permisos, nueva versión, editar y eliminar.

Qué entra en la búsqueda

Asistente de IA

El botón redondo de la esquina inferior derecha abre el Asistente QC-GED, un chat que responde preguntas sobre los documentos del laboratorio. Indica En línea cuando está listo.

1. Haga clic en el botón del asistente.
2. Escriba la pregunta — por ejemplo, "¿Cuál es la temperatura de almacenamiento de los reactivos de bioquímica?" — y presione Enter.
3. El asistente busca en los documentos indexados de las carpetas a las que usted tiene acceso y responde solo con base en los fragmentos encontrados.

Configuración

El engranaje del encabezado y la pantalla Configuración dan acceso a Tipos de Documento, Flujos de Documento, Grupos de Usuarios, Usuarios e Informes. Quien tiene el permiso Consultar auditoría también ve Auditoría (vea Auditoría).

Orden recomendado para preparar el GED

1. Grupos: cree los grupos que revisarán, aprobarán y consultarán documentos — por ejemplo, Aseguramiento de la Calidad, Revisores Técnicos y Aprobadores.
2. Flujo: revise el flujo estándar o cree uno a partir de la plantilla, eligiendo los grupos de cada transición.
3. Tipos de documento: asocie el flujo y el período de validez.
4. Carpetas: cree la estructura y los permisos por grupo.
5. Usuarios: habilite el acceso del equipo e incluya a cada persona en los grupos.

Grupos de usuarios

Los grupos reúnen a personas con la misma función. Se usan en dos lugares: en los permisos de las carpetas (quién lee, crea, edita y elimina) y en las transiciones de los flujos (quién revisa y aprueba).

1. En Grupos de Usuarios, haga clic en Crear Grupo.
2. Ingrese el nombre y una descripción.
3. Haga clic en Crear.
4. Incluya a las personas en el grupo desde la edición de cada usuario, en el campo Grupos (ver Usuarios).

La tabla muestra el número de miembros, quién creó el grupo y cuándo. Ver miembros abre la lista de usuarios filtrada por el grupo. Use el lápiz para editar y la papelera para eliminar. Crear, editar y eliminar grupos requiere el permiso Gestionar grupos y permisos.

Flujos de documento

Un flujo define los estados por los que pasa el documento y las transiciones entre ellos, con los grupos que pueden ejecutar cada una. El laboratorio comienza con el Flujo Estándar ISO 9001, creado en el primer acceso.

Crear a partir de la plantilla

Haga clic en Plantillas y elija ISO 9001 / ISO 15189: el formulario viene precargado con seis estados — Borrador, En Revisión, Revisado, En Aprobación, Aprobado y Obsoleto — y siete transiciones, con "Revisado por" y "Aprobado por" en la portada. Solo falta elegir los grupos de cada transición. Para empezar desde cero, use Crear Flujo.

Construir el flujo

El flujo necesita al menos un estado y una transición; los nombres de los estados no se repiten; una transición no conecta un estado consigo mismo; y cada transición necesita al menos un grupo.

Flujo en uso

Cuando el flujo está asociado a un tipo de documento, la pantalla lo advierte y protege los documentos existentes: el estado inicial y la estructura de las transiciones — de qué estado a qué estado — no se pueden cambiar, y un estado usado por documentos no se puede eliminar. Aún es posible cambiar el nombre y el color de los estados (el GED pide confirmación y actualiza los documentos que usan ese estado), cambiar los nombres y los grupos de las transiciones y ajustar la portada.

Crear, editar y eliminar flujos requiere el permiso Gestionar carpetas.

Tipos de documento

El tipo clasifica el documento — POE, Instrucción de Trabajo, Manual, Formulario… — y define dos reglas: el flujo de aprobación y el período de validez.

1. Haga clic en Crear Tipo.
2. Ingrese el nombre y una descripción.
3. Elija el Flujo de Trabajo. Sin flujo, los documentos del tipo no tienen estado ni aprobación.
4. En Período de Validez, ingrese el valor y la unidad: días, meses o años.
5. Haga clic en Crear.

La próxima revisión de cada documento se calcula cuando la versión se distribuye: fecha de distribución + período de validez. Cambiar la validez de un tipo se aplica a las próximas distribuciones. Eliminar un tipo no afecta a los documentos existentes, y los nombres de tipo no se repiten.

Crear, editar y eliminar tipos requiere el permiso Gestionar carpetas.

Permisos de las carpetas

Cada carpeta define quién puede acceder a ella. Las opciones están en Permisos de Acceso, al crear o editar la carpeta.

Quien pertenece a más de un grupo recibe la suma de los derechos; si al menos uno de sus grupos ve todas las versiones, la persona ve todas. Los administradores tienen todos los derechos en todas las carpetas. Las carpetas que no incluyen ninguno de sus grupos no aparecen para usted.

Ejemplos

Usuarios

La pantalla Usuarios lista a las personas del laboratorio con acceso al GED, con su rol, grupos y estado. Filtre por nombre o correo electrónico, Estado (Activo, Inactivo o Pendiente de habilitación), Rol y Grupo. Ver y modificar usuarios requiere el permiso Gestionar usuarios.

Habilitar a quien está pendiente

Las personas del laboratorio que entran al GED por primera vez aparecen como Pendiente de habilitación. Abra la edición, defina el rol, los permisos y los grupos y haga clic en Habilitar acceso al GED.

Dar acceso a alguien de QualiChart

1. Haga clic en Crear Usuario e ingrese el correo electrónico.
2. El GED consulta el registro en QualiChart. Si la persona está activa en el laboratorio, la ventana muestra su nombre y avisa que solo se le concederán el acceso y los permisos en el GED — seguirá usando la misma contraseña.
3. Defina el rol, los grupos y los permisos y haga clic en Habilitar acceso al GED.

Si el correo electrónico ya está registrado en el GED, edite a la persona desde la lista. Si aparece el aviso de activación, la persona debe iniciar sesión una vez en QualiChart antes de la habilitación.

Crear una cuenta solo del GED

Si el correo electrónico no está en QualiChart, la ventana avisa que se creará una cuenta solo del GED. Ingrese el Nombre completo, el rol, los grupos y los permisos y, si lo desea, una Contraseña temporal, que debe cumplir los requisitos indicados. Entregue la contraseña temporal a la persona: en el primer acceso, ella define la contraseña definitiva. Sin contraseña temporal, la persona define la contraseña en ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión. En la lista, estas cuentas aparecen con la etiqueta Solo GED.

Rol y permisos

Desactivar Usuario activo bloquea el acceso sin borrar el historial. Eliminar quita el acceso de la persona al GED; la cuenta de QualiChart sigue existiendo.

Cuadro de permisos

Resumen de lo que requiere cada acción. El derecho en la carpeta proviene de los permisos de la carpeta; los administradores cumplen todos los requisitos.

Informes de conformidad

En Configuración › Informes hay cuatro informes. Cada persona ve los documentos de las carpetas a las que tiene acceso.

Trazabilidad y control

El GED registra automáticamente la información que demuestra el control de los documentos en auditorías internas y externas:

Auditoría

La pantalla Auditoría, en Configuración, muestra el registro de todo lo que se hace en el GED: quién lo hizo, cuándo, qué, en qué elemento y desde qué dirección IP. El registro se graba automáticamente, no se puede modificar desde la pantalla y se guarda durante 5 años. Aparece para los administradores y para quien tiene el permiso Consultar auditoría.

Filtrar

Combine el período (Fecha inicial y Fecha final), Persona, Acción, Tipo de elemento y Elemento, que acepta el nombre o el identificador del elemento. La lista muestra los registros del más reciente al más antiguo; Limpiar filtros vuelve a la lista completa.

Haga clic en la flecha de la fila para ver los datos registrados: qué cambió (valor anterior → nuevo), detalles como versión y archivo, el identificador del elemento y el navegador utilizado.

Exportar

Exportar CSV descarga los registros de los filtros actuales, en el idioma elegido en el GED, con fecha y hora en la zona horaria del laboratorio. El archivo se abre en hojas de cálculo como Excel. Cada exportación acepta hasta 50.000 registros; por encima de eso, restrinja el período o los filtros. La propia exportación queda registrada en la auditoría.

Mi cuenta

Ábrala desde el menú de sus iniciales › Mi Cuenta.

Ayuda y preguntas frecuentes

El menú Ayuda del encabezado abre este Manual del Usuario y los Primeros pasos. El botón ? de la esquina inferior derecha abre el manual en la sección de la pantalla actual.

No veo una carpeta o un documento

Usted no pertenece a ningún grupo con acceso a la carpeta, o sus grupos solo ven versiones distribuidas y el documento aún no se ha distribuido. Pida a un administrador que revise los permisos de la carpeta.

El estado no muestra transiciones

Solo aparecen las transiciones permitidas para sus grupos a partir del estado actual, y se requiere el derecho Editar en la carpeta. Los documentos sin tipo, o con un tipo sin flujo, no tienen transiciones; en la vista Versión distribuida no se puede hacer clic en el estado.

Subí una nueva versión y el estado volvió a Borrador

Es lo esperado: cada nueva versión reinicia el flujo. La versión distribuida anterior sigue vigente hasta que se distribuya la nueva.

El documento no aparece en la búsqueda ni en el asistente

Los documentos con flujo entran en la búsqueda cuando se distribuyen; los archivos escaneados sin texto y los formatos no compatibles no se leen. Consulte Qué entra en la búsqueda.

El archivo se descargó sin portada

Solo los archivos PDF y Word (DOCX) reciben portada; los demás formatos se descargan tal como están.

Apareció "Acceso pendiente de habilitación"

Un administrador del GED debe habilitar su acceso en Usuarios. Después, haga clic en Verificar acceso.

Olvidé mi contraseña o se cerró mi sesión

Use ¿Olvidaste tu contraseña? en la pantalla de inicio de sesión. La sesión termina después de 8 horas; basta con volver a entrar.

Recibí una contraseña temporal

Entre con el correo electrónico y la contraseña temporal: el GED pide una contraseña definitiva, que debe cumplir los requisitos indicados.

No consigo registrar usuarios

Registrar usuarios exige el permiso Gestionar usuarios y una cuenta de QualiChart; las cuentas solo del GED no registran a otras personas.