Manual do Usuário

Visão geral do QC-GED

O QC-GED é o sistema de gestão eletrônica de documentos do QualiChart. Ele guarda e organiza os documentos do sistema da qualidade do laboratório — manuais, políticas, procedimentos operacionais padrão (POPs), instruções de trabalho, formulários e registros — e controla o ciclo de vida de cada um: elaboração, revisão, aprovação, distribuição da cópia controlada, revisão periódica e retirada de circulação.

O caminho de um documento

1. Preparar (administrador): crie os grupos, revise o fluxo de aprovação, cadastre os tipos de documento e organize as pastas com suas permissões.
2. Enviar: na pasta, clique em Upload de documento, escolha o tipo e informe o código. Com fluxo, o documento começa no status inicial, como Rascunho.
3. Revisar e aprovar: quem pertence aos grupos de cada etapa clica no status do documento e executa a transição, com comentário opcional. Tudo fica registrado no histórico.
4. Distribuir: ao chegar ao status distribuído, a versão vira a cópia controlada, recebe a data de distribuição e a próxima revisão e passa a ser encontrada pela pesquisa e pelo assistente de IA. Atribua a leitura obrigatória a quem precisa conhecê-la.
5. Revisar periodicamente: envie uma nova versão quando o documento mudar ou vencer. Ela recomeça o fluxo, e a versão distribuída anterior continua valendo até a nova ser distribuída.
6. Retirar de circulação: levar o documento a um status não distribuído, como Obsoleto, tira a versão de vigência, da pesquisa e do assistente.

Este manual segue essa ordem: acesso e navegação, trabalho diário com pastas e documentos, aprovação e distribuição, pesquisa e assistente de IA, configuração do GED (grupos, fluxos, tipos de documento, permissões e usuários), relatórios e a sua conta. Use o índice para ir direto a qualquer assunto.

Acesso ao GED

O GED usa a mesma conta do QualiChart. Abra docs.qualichart.com no navegador, informe o E-mail e a Senha do QualiChart e clique em Entrar. O endereço pode indicar o idioma da tela: /br (português), /en (inglês) e /es (espanhol). Depois de entrar, o idioma pode ser trocado no cabeçalho.

Se a sua conta tiver autenticação de dois fatores (MFA), o GED pede em seguida o código de 6 dígitos do aplicativo autenticador. Veja como ativar em Minha conta.

Primeiro acesso e liberação

No primeiro acesso, o GED carrega seus dados e o laboratório do QualiChart. Quem é administrador do laboratório no QualiChart entra como Administrador do GED, com todas as permissões. As demais pessoas veem a tela Aguardando liberação de acesso até que um administrador do GED libere o acesso e defina permissões e grupos (veja Usuários). Depois da liberação, clique em Verificar liberação.

Contas só do GED

Quem não tem cadastro no QualiChart pode receber uma conta só do GED, criada por um administrador em Usuários. No primeiro acesso, entre com o e-mail e a senha temporária recebida: o GED pede a Nova Senha, que deve atender aos requisitos exibidos, e entra em seguida. Se a conta foi criada sem senha temporária, defina a senha em Esqueceu sua senha?.

Esqueci minha senha

1. Na tela de login, clique em Esqueceu sua senha?.
2. Informe o e-mail e clique em Enviar Instruções. Por segurança, a mensagem de confirmação é a mesma, exista o e-mail ou não.
3. Abra o link recebido por e-mail — válido por 1 hora e de uso único — e defina a nova senha seguindo os requisitos exibidos.

Para quem entra com a conta do QualiChart, a senha é a mesma nos dois sistemas: ao trocá-la em um, ela passa a valer também no outro. Por segurança, a sessão termina depois de 8 horas; basta entrar de novo. Para sair antes, use o menu das suas iniciais › Sair.

Navegação: cabeçalho, pastas e atalhos

O cabeçalho fica sempre visível no topo das telas:

À esquerda fica a árvore de pastas, com as pastas que você pode acessar. Clique no nome para abrir a pasta e na seta para expandir ou recolher. Ao passar o mouse sobre uma pasta aparecem atalhos para favoritar, editar, excluir e criar subpasta; o GED só conclui as ações que suas permissões autorizam.

No canto inferior direito ficam dois botões fixos: o ?, que abre este manual na seção da tela atual, e o botão redondo do assistente de IA.

Primeiros passos guiados

O GED oferece um roteiro de primeiros passos para todos os usuários. No primeiro acesso, uma janela de boas-vindas apresenta as etapas: clique em Começar com orientação para seguir o guia ou em Explorar por conta própria para usá-lo mais tarde.

O roteiro tem duas trilhas, definidas pelas suas permissões:

Cada etapa é conferida pelo que de fato existe no GED: um fluxo ativo, um tipo com fluxo, uma pasta criada, uma versão distribuída, outro usuário ativo, uma pesquisa feita e assim por diante. Ler uma explicação não conclui a etapa. O botão de cada etapa leva à tela certa e mostra uma orientação passo a passo, com a área da tela destacada.

Enquanto o guia está ativo, uma faixa no topo mostra o próximo passo e o progresso. Nela você pode pedir Explicar esta tela, pausar o guia ou abrir o manual da tela. A seção Entenda as telas reúne as explicações recomendadas para a sua trilha e Outros recursos traz as demais; grupos e usuários aparecem para quem pode gerenciá-los.

Início

A tela Início reúne três quadros:

No fim de cada quadro, Carregar mais mostra itens mais antigos.

Quando você tem leituras obrigatórias pendentes, o quadro Leituras pendentes aparece no topo da tela (veja Leitura obrigatória).

Pastas

As pastas organizam os documentos em árvore a partir da pasta raiz /. Abra uma pasta pela árvore à esquerda ou pelos cartões de subpastas. O caminho no topo da tela leva de volta às pastas superiores.

Criar pasta ou subpasta

1. Abra a pasta onde a nova pasta deve ficar e clique em Criar Subpasta — ou use o + ao lado da pasta na árvore.
2. Informe o Nome da pasta e, se quiser, uma Descrição.
3. Defina as Permissões de Acesso: mantenha Acesso para todos ou desligue a opção para escolher os grupos (veja Permissões das pastas).
4. Clique em Criar.

Criar pastas exige a permissão Gerenciar pastas e o direito Criar na pasta onde a nova pasta ficará.

Editar, favoritar e excluir

Na árvore, passe o mouse sobre a pasta: a estrela favorita, o lápis abre Editar pasta (nome, descrição e permissões) e a lixeira exclui. No cabeçalho da pasta aberta também há a estrela de favorito. Editar exige o direito Editar na pasta.

Documentos da pasta

Ao abrir uma pasta você vê o nome, a descrição, os cartões das subpastas — com o número de documentos e subpastas de cada uma — e a tabela de documentos.

Clique no título de uma coluna para ordenar e use Buscar documentos... para filtrar a pasta pelo nome. Documentos com mais de uma versão têm uma seta à esquerda: clique para ver as versões anteriores e baixar qualquer uma delas.

Última versão ou versão distribuída

O seletor ao lado da busca alterna entre Última versão — a versão mais recente de cada documento, em qualquer status — e Versão Distribuída, que mostra somente a cópia controlada vigente. Na versão distribuída, as ações de alteração ficam ocultas.

Quem participa apenas de grupos configurados com Apenas versões distribuídas vê sempre a cópia controlada, sem o seletor, e não vê documentos que ainda não foram distribuídos.

Ações e permissões

Enviar documentos

1. Abra a pasta de destino e clique em Upload de documento.
2. Arraste o arquivo para a janela ou clique em Selecionar Arquivo. O Nome do Documento é preenchido com o nome do arquivo e pode ser alterado.
3. Escolha o Tipo de Documento. O tipo define o fluxo de aprovação e a validade; sem tipo, o documento fica sem status e sem aprovação.
4. Informe o Código, por exemplo POP-BIO-001, e, se quiser, uma Descrição.
5. Clique em Upload.

Com fluxo, o documento começa no status inicial, como Rascunho, e segue para revisão e aprovação (veja Aprovação e distribuição).

Aviso de grupos sem acesso

Ao escolher o tipo, o GED confere se os grupos que executam as transições do fluxo podem editar a pasta. Se algum não puder, aparece o aviso Grupos do Workflow sem Acesso, com cada grupo e a transição afetada. Cancele para ajustar as permissões da pasta ou clique em Prosseguir Mesmo Assim; nesse caso, essas pessoas só conseguirão executar a transição depois de receberem o direito Editar na pasta.

Formatos, tamanho e pesquisa

Versões, edição e histórico

Enviar uma nova versão

1. Na linha do documento, clique em Nova Versão.
2. Selecione o arquivo. A janela mostra o número da versão atual e o da nova.
3. Descreva as alterações — elas aparecem no histórico e na folha de rosto — e clique em Upload.

Em documentos com fluxo, a nova versão volta ao status inicial e precisa percorrer o fluxo de novo; o histórico registra "Nova versão enviada". A versão distribuída anterior continua sendo a cópia controlada — e a encontrada pela pesquisa — até a nova ser distribuída.

Editar os dados do documento

Editar altera o nome, a descrição e o tipo do documento. O tipo só pode ser trocado enquanto o documento tem uma única versão.

Histórico de versões

Histórico de Versões lista, da mais recente para a mais antiga, cada envio de versão — com a descrição das alterações — e cada transição de status, com quem executou, a data e a hora e o comentário.

Excluir

Excluir remove o documento e todas as versões depois de uma confirmação, e a ação não pode ser desfeita. É preciso ter a permissão Excluir documentos e o direito Excluir na pasta.

Folha de rosto e cópia controlada

Baixar com folha de rosto gera um PDF com uma página de identificação antes do conteúdo. Arquivos PDF e Word (DOCX) recebem a folha; os demais formatos são baixados como estão.

A folha sai no idioma escolhido no GED e as datas seguem o fuso horário do laboratório. Como é gerada a cada download, mostra sempre o status atual da versão.

Aprovação e distribuição

Documentos cujo tipo tem fluxo de aprovação mostram o status na coluna Status. Mudar de status é executar uma transição. No fluxo padrão ISO 9001 / ISO 15189, o caminho é:

Executar uma transição

1. Na pasta, clique no status do documento. Aparecem as transições que você pode executar a partir dele.
2. Escolha a transição. A confirmação mostra o status de origem e o de destino.
3. Escreva um comentário, se quiser, e clique em Confirmar Transição.

Só aparecem as transições liberadas para os seus grupos; administradores veem todas. Também é preciso ter o direito Editar na pasta. Cada transição fica registrada no histórico de versões com nome, data, hora e comentário.

Distribuição e validade

Quando o documento chega a um status marcado como distribuído — Aprovado, no fluxo padrão —, a versão passa a ser a cópia controlada: o GED registra a data de distribuição, calcula a próxima revisão somando o período de validade do tipo e indexa o conteúdo para a pesquisa e o assistente de IA.

Se a versão anterior tinha leitura obrigatória, as mesmas pessoas passam a precisar ler a nova versão, e a confirmação recomeça (veja Leitura obrigatória).

Ao sair do status distribuído — por exemplo, para Obsoleto —, a versão deixa de valer: a data de distribuição e a próxima revisão são apagadas e o conteúdo sai da pesquisa e do assistente.

Pendências de aprovação

O sino no cabeçalho mostra quantos documentos aguardam uma ação sua, isto é, documentos em que você pode executar pelo menos uma transição. Clique nele para ver a lista e em Ver todos para abrir a tela completa.

A tela Documentos Pendentes de Transição mostra o documento, o código, a versão, o status atual, as transições disponíveis e a pasta. Clique na pasta para abrir o documento e executar a transição.

Leitura obrigatória

A leitura obrigatória registra quem precisa ler a cópia controlada de um documento e quem já confirmou a leitura — por exemplo, a equipe técnica depois da distribuição de um POP.

Atribuir a leitura

1. Na pasta, clique em Leitura obrigatória (ícone de prancheta) na linha do documento. A ação aparece para quem tem o direito Editar na pasta.
2. Confira a versão distribuída e quem já confirmou.
3. Escolha Pessoas, Grupos ou ambos e clique em Atribuir leitura. Ao escolher um grupo, todos os membros recebem a leitura.

Só entram pessoas ativas que conseguem abrir a pasta; quem não tem acesso aparece listado como não incluído. A leitura vale para a versão distribuída: um documento ainda não distribuído mostra o aviso para distribuí-lo primeiro.

Confirmar a leitura

Quem tem leituras pendentes vê o quadro Leituras pendentes no Início, com o código, a pasta, a versão e quem atribuiu. Clique em Abrir cópia controlada para baixar o documento com folha de rosto e, depois de ler, em Confirmar leitura. A confirmação fica registrada com data e hora.

Novas versões

Quando uma nova versão é distribuída, as pessoas que precisavam ler a anterior recebem automaticamente a leitura da nova, que volta a aparecer como pendente. Enquanto a nova versão está em revisão, a confirmação da versão vigente continua valendo.

Pesquisa

A barra de pesquisa do cabeçalho procura dentro do conteúdo dos documentos. Digite pelo menos duas letras e pressione Enter. O GED compara o significado do texto, não só as palavras exatas: uma busca como "como armazenar reagentes abertos" encontra o trecho do procedimento que trata disso, mesmo escrito com outras palavras.

Cada resultado mostra o nome do documento, o tipo, o trecho mais relacionado à busca, com os termos destacados, a pasta — clique para abri-la — e o indicador Conteúdo. À direita ficam as ações do documento: favoritar, baixar, baixar com folha de rosto, histórico e, conforme suas permissões, nova versão, editar e excluir.

O que entra na pesquisa

Assistente de IA

O botão redondo no canto inferior direito abre o Assistente QC-GED, um chat que responde perguntas sobre os documentos do laboratório. Ele indica Online quando está pronto.

1. Clique no botão do assistente.
2. Escreva a pergunta — por exemplo, "Qual a temperatura de armazenamento dos reagentes de bioquímica?" — e pressione Enter.
3. O assistente pesquisa nos documentos indexados das pastas que você pode acessar e responde somente com base nos trechos encontrados.

Configurações

A engrenagem do cabeçalho e a tela Configurações dão acesso a Tipos de Documento, Fluxos de Documento, Grupos de Usuários, Usuários e Relatórios. Quem tem a permissão Consultar auditoria vê também Auditoria (veja Auditoria).

Ordem recomendada para preparar o GED

1. Grupos: crie os grupos que vão revisar, aprovar e acessar documentos — por exemplo, Garantia da Qualidade, Revisores Técnicos e Aprovadores.
2. Fluxo: revise o fluxo padrão ou crie um a partir do modelo, escolhendo os grupos de cada transição.
3. Tipos de documento: associe o fluxo e o período de validade.
4. Pastas: crie a estrutura e as permissões por grupo.
5. Usuários: libere o acesso da equipe e inclua cada pessoa nos grupos.

Grupos de usuários

Grupos reúnem pessoas com o mesmo papel. Eles são usados em dois lugares: nas permissões das pastas (quem lê, cria, edita e exclui) e nas transições dos fluxos (quem revisa e aprova).

1. Em Grupos de Usuários, clique em Criar Grupo.
2. Informe o nome e uma descrição.
3. Clique em Criar.
4. Inclua as pessoas no grupo pela edição de cada usuário, no campo Grupos (veja Usuários).

A tabela mostra o número de membros, quem criou e quando. Ver membros abre a lista de usuários filtrada pelo grupo. Use o lápis para editar e a lixeira para excluir. Criar, editar e excluir grupos exige a permissão Gerenciar grupos e permissões.

Fluxos de documento

Um fluxo define os status por onde o documento passa e as transições entre eles, com os grupos que podem executar cada uma. O laboratório começa com o Fluxo Padrão ISO 9001, criado no primeiro acesso.

Criar a partir do modelo

Clique em Templates e escolha ISO 9001 / ISO 15189: o formulário vem preenchido com seis status — Rascunho, Em Revisão, Revisado, Em Aprovação, Aprovado e Obsoleto — e sete transições, com "Revisado por" e "Aprovado por" na folha de rosto. Falta escolher os grupos de cada transição. Para começar do zero, use Criar Fluxo.

Montar o fluxo

O fluxo precisa de pelo menos um status e uma transição; os nomes de status não se repetem; uma transição não liga um status a ele mesmo; e cada transição precisa de pelo menos um grupo.

Fluxo em uso

Quando o fluxo está associado a um tipo de documento, a tela avisa e protege os documentos existentes: o status inicial e a estrutura das transições — de qual status para qual — não podem mudar, e um status usado por documentos não pode ser removido. Ainda é possível renomear e recolorir status (o GED pede confirmação e atualiza os documentos que usam aquele status), trocar os nomes e os grupos das transições e ajustar a folha de rosto.

Criar, editar e excluir fluxos exige a permissão Gerenciar pastas.

Tipos de documento

O tipo classifica o documento — POP, Instrução de Trabalho, Manual, Formulário… — e define duas regras: o fluxo de aprovação e o período de validade.

1. Clique em Criar Tipo.
2. Informe o nome e uma descrição.
3. Escolha o Fluxo de Trabalho. Sem fluxo, os documentos do tipo não têm status nem aprovação.
4. Em Período de Validade, informe o valor e a unidade: dias, meses ou anos.
5. Clique em Criar.

A próxima revisão de cada documento é calculada quando a versão é distribuída: data de distribuição + período de validade. Mudar a validade de um tipo vale para as próximas distribuições. Excluir um tipo não afeta os documentos existentes, e os nomes de tipo não se repetem.

Criar, editar e excluir tipos exige a permissão Gerenciar pastas.

Permissões das pastas

Cada pasta define quem pode acessá-la. As opções ficam em Permissões de Acesso, ao criar ou editar a pasta.

Quem participa de mais de um grupo recebe a soma dos direitos; se pelo menos um dos seus grupos vê todas as versões, a pessoa vê todas. Administradores têm todos os direitos em todas as pastas. Pastas sem nenhum grupo seu não aparecem para você.

Exemplos

Usuários

A tela Usuários lista as pessoas do laboratório com acesso ao GED, com função, grupos e situação. Filtre por nome ou e-mail, Status (Ativo, Inativo ou Aguardando liberação), Função e Grupo. Ver e alterar usuários exige a permissão Gerenciar usuários.

Liberar quem está aguardando

Pessoas do laboratório que entram no GED pela primeira vez aparecem como Aguardando liberação. Abra a edição, defina a função, as permissões e os grupos e clique em Liberar acesso ao GED.

Dar acesso a alguém do QualiChart

1. Clique em Criar Usuário e informe o e-mail.
2. O GED consulta o cadastro no QualiChart. Se a pessoa estiver ativa no laboratório, a janela mostra o nome dela e avisa que serão concedidos apenas o acesso e as permissões no GED — ela continua usando a mesma senha.
3. Defina a função, os grupos e as permissões e clique em Liberar acesso ao GED.

Se o e-mail já tiver cadastro no GED, edite a pessoa pela lista. Se aparecer o aviso de ativação, ela precisa entrar uma vez no QualiChart antes da liberação.

Criar uma conta só do GED

Se o e-mail não estiver no QualiChart, a janela avisa que será criada uma conta só do GED. Informe o Nome Completo, a função, os grupos e as permissões e, se quiser, uma Senha Temporária, que precisa atender aos requisitos exibidos. Entregue a senha temporária à pessoa: no primeiro acesso, ela define a senha definitiva. Sem senha temporária, a pessoa define a senha em Esqueceu sua senha? na tela de login. Na lista, essas contas aparecem com o selo Só GED.

Função e permissões

Desligar Usuário Ativo bloqueia o acesso sem apagar o histórico. Excluir remove o acesso da pessoa ao GED; a conta do QualiChart continua existindo.

Quadro de permissões

Resumo do que cada ação exige. O direito na pasta vem das permissões da pasta; administradores atendem a todos os requisitos.

Relatórios de conformidade

Em Configurações › Relatórios ficam quatro relatórios. Cada pessoa vê os documentos das pastas que pode acessar.

Rastreabilidade e controle

O GED registra automaticamente as informações que comprovam o controle dos documentos em auditorias internas e externas:

Auditoria

A tela Auditoria, em Configurações, mostra o registro de tudo o que é feito no GED: quem fez, quando, o quê, em qual item e de qual endereço IP. O registro é gravado automaticamente, não pode ser alterado pela tela e fica guardado por 5 anos. Ela aparece para administradores e para quem tem a permissão Consultar auditoria.

Filtrar

Combine o período (Data inicial e Data final), Pessoa, Ação, Tipo de item e Item, que aceita o nome ou o identificador do item. A lista mostra os registros do mais recente para o mais antigo; Limpar filtros volta à lista completa.

Clique na seta da linha para ver os dados registrados: o que mudou (valor anterior → novo), detalhes como versão e arquivo, o identificador do item e o navegador usado.

Exportar

Exportar CSV baixa os registros dos filtros atuais, no idioma escolhido no GED, com data e hora no fuso horário do laboratório. O arquivo abre em planilhas como o Excel. Cada exportação aceita até 50.000 registros; acima disso, restrinja o período ou os filtros. A própria exportação fica registrada na auditoria.

Minha conta

Abra pelo menu das suas iniciais › Minha Conta.

Ajuda e dúvidas frequentes

O menu Ajuda do cabeçalho abre este Manual do Usuário e os Primeiros passos. O botão ? no canto inferior direito abre o manual na seção da tela atual.

Não vejo uma pasta ou um documento

Você não participa de nenhum grupo com acesso à pasta, ou seus grupos só veem versões distribuídas e o documento ainda não foi distribuído. Peça a um administrador para revisar as permissões da pasta.

O status não mostra transições

Aparecem apenas as transições liberadas para os seus grupos a partir do status atual, e é preciso ter o direito Editar na pasta. Documentos sem tipo, ou com tipo sem fluxo, não têm transições; na visualização Versão Distribuída o status não é clicável.

Enviei uma nova versão e o status voltou para Rascunho

É o esperado: cada nova versão recomeça o fluxo. A versão distribuída anterior continua valendo até a nova ser distribuída.

O documento não aparece na pesquisa nem no assistente

Documentos com fluxo entram na pesquisa quando são distribuídos; arquivos digitalizados sem texto e formatos não suportados não são lidos. Veja O que entra na pesquisa.

O download veio sem folha de rosto

Só arquivos PDF e Word (DOCX) recebem folha de rosto; os demais formatos são baixados como estão.

Apareceu "Aguardando liberação de acesso"

Um administrador do GED precisa liberar seu acesso em Usuários. Depois, clique em Verificar liberação.

Esqueci minha senha ou fui desconectado

Use Esqueceu sua senha? na tela de login. A sessão termina depois de 8 horas; basta entrar de novo.

Recebi uma senha temporária

Entre com o e-mail e a senha temporária: o GED pede uma senha definitiva, que deve atender aos requisitos exibidos.

Não consigo cadastrar usuários

Cadastrar usuários exige a permissão Gerenciar usuários e uma conta do QualiChart; contas só do GED não cadastram outras pessoas.